Haal alle winst uit je project: mis geen enkel factureerbaar item | Domani Business Solutions

Haal alle winst uit je project: mis geen enkel factureerbaar item

Haal alle winst uit je project: mis geen enkel factureerbaar item

Zorgen dat je project van start tot oplevering rendabel blijft tijdens de uitvoering. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Natuurlijk maak je al bij je offerte of tender een eerste schatting van je winstmarge, maar op papier verloopt je project altijd rooskleuriger dan in de realiteit. Hoe goed je je project ook voorbereidt, tijdens de project delivery cycle krijg je ongetwijfeld te maken met tegenslagen die zorgen dat je ingecalculeerde winst slinkt. Een van de grootste onvoorziene kostenposten? Niet-geregistreerde uren en kosten waar je wél een factuur voor zou moeten sturen. Waarom zou je die welverdiende winst laten liggen?

Niemand is graag een dief van zijn eigen portemonnee. Om bovenstaande situatie te voorkomen, gebruiken organisaties steeds vaker enterprise resource planning software (ERP) in hun business processen. Dergelijke softwareoplossingen geven je real-time inzicht in alle aspecten van je project. Van scope tot facturering. Zo voorkom je verrassingen.

Snel je winstmarges berekenen

Iedereen die ooit aan een project heeft gewerkt, weet dat er veel tijd gaat zitten in het up-to-date houden van alle gegevens. Los van het bijwerken van bestaande data, zijn er altijd wel factureerbare uren en uitgaven die je toe moet voegen aan je administratie. Met elk nieuw stukje informatie verandert de status van je project, waardoor het lastig is om een actueel overzicht te hebben van de stand van zaken.

Hoe je dat inzicht wel krijgt? ERP software verwerkt nieuwe informatie razendsnel en berekent daarnaast – op basis van de meest recente data – meteen de winstmarge op je project. Je hoeft op die manier niet langer te wachten totdat alle gegevens zijn verwerkt. Een ander voordeel: je hebt direct je winstverwachting in beeld. Zowel op het niveau van work package als op algeheel projectniveau.

Doe je voordeel met data uit het verleden

‘Those who don’t study history are doomed to repeat it’, is een bekend gezegde dat in het geval van projectmanagement nog altijd opgaat. Door de werkelijke kosten van eerdere projecten te analyseren, kun je – met de opgedane inzichten – bij elke nieuwe opdracht sturen op betere winstmarges. Duik bij een nieuwe klus bijvoorbeeld eens in een vergelijkbare opdracht uit het verleden om te zien op welke momenten je verwachte winst daalde of juist steeg.

Een dergelijk vergelijkend onderzoek naar eerdere opdrachten hoeft geen monnikenwerk te zijn. Met intelligente ERP cloud software kun je variabelen en varianties invoeren om snel het verschil te berekenen tussen geplande en werkelijke kosten. Op basis van werkelijke resultaten uit het verleden kun je je offertes aanpassen en verbeteren, zodat de nieuwe berekening die je maakt de werkelijke kosten weerspiegelt. Zodoende wordt jouw aanbod steeds beter en komen jij én je klant op den duur voor minder verrassingen te staan.

Leg automatisch je gegevens vast

Het bijhouden van alle declareerbare uren en kosten is een van de belangrijkste onderdelen van een project. Wil je die gegevens accuraat vastleggen en doe je dat handmatig? Dan is dat plan bij voorbaat gedoemd te mislukken. Te veel werknemers beloven hun uren ‘later wel’ op te schrijven, waardoor er ruimte is voor vergeetachtigheid en fouten. En jij, als projectmanager, zit vervolgens verlegen om bruikbare informatie tijdens het project.

Wanneer je gebruikmaakt van intelligente ERP cloudoplossingen reken je af met dergelijke situaties. De software legt namelijk automatisch alle factureerbare uren en kosten vast, door consultants proactief en regelmatig te vragen om hun uren in te vullen. Daarnaast kunnen ze makkelijk hun onkosten registeren door gebruik te maken van een expense management systeem.

Voorkom discussies over facturen

Verschillen jij en je klant van mening over een factuur? Dat kost jou en je organisatie vaak heel wat hoofdbrekens. Veel van dit soort discussies ontstaan doordat tijdens het project belangrijke gegevens niet of onnauwkeurig worden vastgelegd. Door het ontbreken van correcte data is er ruimte voor meningsverschillen en misverstanden.

Dankzij intelligente ERP cloud software factureer je echter zo precies mogelijk en voorkom je het risico op meningsverschillen met je klant. Met de softwareoplossing creëer je een correcte factuur die accuraat weergeeft wat je hebt berekend ten tijde van het uitbrengen van de offerte. De oplossing linkt die gegevens vervolgens aan de kosten van de daadwerkelijke uitvoering van het project. Je kunt de factuur daarbij zelfs uitsplitsen. Je factureert dan de verschillende fasen en producten van een project onafhankelijk van elkaar, waarbij je voor elk onderdeel het juiste template gebruikt. Of de prijs nu fixed is, je periodiek wil factureren of gewoon reis- en onkosten in beeld wil brengen.

Bel ons gerust voor meer informatie op 077-7440055. Of lees meer over Blockchain 101.

 

Bron: Smith, C. (2018, 14 maart) Haal alle winst uit je project: mis geen enkel factureerbaar item. Geraadpleegd op 6 april 2018, van blogs.sap.nl/finance/haal-alle-winst-uit-je-project

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Sap Business One Webshop Sluiten