Functionaliteit Smartdoc
Slim document management
Fuctionaliteit gecombineerd met een gebruiksvriendelijke interface
Sinds de creatie in 2010, wordt het Smartdoc platform voortdurend uitgebreid en verder ontwikkeld. Het is één van de gemakkelijkst te gebruiken documentbeheer systemen op de markt.
Elk type document, inkomend of uitgaand, wordt geprocessed met één van de volgende drie functies: toevoegen, zoeken of actie ondernemen. Honderden bedrijven en duizenden medewerkers gebruiken elke dag opnieuw Smartdoc.
1. Archiveer eenvoudig documenten:
Sla al uw document gerelateerde informatie eenvoudig digitaal op in één centrale database. Iedere afdeling binnen uw bedrijf kan Smartdoc gebruiken voor het opslaan van e-mails, scans en digitale documenten. Informatie, nodig voor het uitvoeren van dagelijkse taken, kan vanaf iedere werkplek, veilig geraadpleegd worden. Op ieder moment!
- Archiveer alle type documenten (facturen, e-mails, scans, bijlagen, afbeeldingen)
- Met slechts een paar klikken te gebruiken. Door iedereen en overal
- Archiveert uitgaande, inkomende en recurrente documenten rechtstreeks vanuit Outlook, Word of Excel met de Office-plugin
- Alle document gerelateerde informatie digitaal verzameld op één beveiligde locatie
2. Zoek en vind direct uw documenten:
Vind uw documenten en informatie onmiddellijk terug. Smartdoc kunt u gebruiken als een interne zoekmachine om uw eigen documenten te doorzoeken. Acties worden opgeslagen en daarnaast altijd worden geraadpleegd. Zoeken gaat razend snel en de zoekresultaten kunt u verder verfijnen en rangschikken.
- Uw hele database doorzoeken op basis van een trefwoord of metadata
- Direct vinden wat u zoekt waardoor u kostbare tijd en frustratie bespaart
- Vind altijd de laatste versie. Eerdere versies bekijken en een audit trail bijhouden
3. Acties snel uitvoeren:
Een medewerker wil de inkomende documentenstroom zo snel mogelijk verwerken en archiveren. Informatie wilt u echter direct kunnen terugvinden wanneer deze nodig is voor het uitvoeren van uw taken. Met de Smartdoc interface is dit mogelijk. En er kan nog meer:
- Haal met Smartdoc eenvoudig gegevens uit ieder gewenst document (contracten, HR-documenten, e-mails, facturen etc)
- Beveilig uw informatie, deel documenten en maak diverse werkgroepen
- Maak nieuwe versies van bestaande documenten door middel van een gemakkelijk check in/check out proces.
- Koppel een levenscyclus aan documenten voor wettelijke archivering
4. Automatisering op basis van AI technologie:
Digitaliseer uw documentstromen en koppel deze aan de juiste goedkeuringsstroom dankzij het gecentraliseerde machine learning systeem. Zo stuurt u de juiste documenten altijd naar de juiste persoon in functie van het bevoegdheidsniveau.
- Creëer een werkstroom met pushberichten
- Verbeter bedrijfsprocessen met intelligente geautomatiseerde routering en elektronische goedkeuringen
- Archiveer automatisch uw documenten
- Verwerk alle gescande en digitale facturen automatisch met Smartdoc Finance
5. Documenten centraal archiveren:
Smartdoc werd ontwikkeld als een intelligente metadatabibliotheek voor documenten, gebaseerd op Microsoft SQL technologie. De bestanden worden in de database opgeslagen als een origineel document.
- Eenvoudig en allesomvattend: iedereen kan Smartdoc gebruiken om scans, e-mailverkeer of digitale documenten op te slaan
- Centraal en veilig: alle informatie over documenten digitaal op opgeslagen op één beveiligde plaats
- Originele informatie: bewaar standaard metadata, zoals de aanmaakdatum van de originele bestandsnaam en de archiefdatum
- Afhankelijk van het originele bestand kan ook andere metadata, zoals de auteur, worden opgeslagen
- Interconnectief: verbinding met al uw toepassingen dankzij de API-gestuurde technologie
6. Documenten centraal beheren:
Eenvoudige toegang tot het platform voor iedere gebruiker door de intuïtieve Smartdoc interface. Medewerkers hebben toegang tot de informatie die zij nodig hebben om hun dagelijkse werk te doen. Veilig, vanaf elke plaats en op elk moment.
- Geautomatiseerd versiebeheer: vind altijd de laatste versie, consulteer eerdere versies, bewaar een auditspoor
- Automatisering van werkstromen: verbeter bedrijfsprocessen met geautomatiseerde routing en elektronische goedkeuringen
- Samenwerking en snellere besluitvorming: vervang ongestructureerde gedeelde mappen, e-mail en FTP door een gecentraliseerd systeem voor een vlotte georganiseerde samenwerking
Smartdoc voor efficiënt integraal documentbeheer
Smartdoc voor efficiënt, integraal documentbeheer
“Door de snelle groei van onze organisatie kregen onze medewerkers steeds meer administratie te verwerken. Zij zien Smartdoc als een welgekomen extra hulp, die hen ondersteunt in hun dagelijks werk.”
Onze werkwijze
Eerlijk en helder. Dat is waar Domani Business Solutions voor staat. Wie binnen het MKB zijn bedrijf wil automatiseren kan rekenen op een goed advies. Wij helpen ondernemers de verschillende bedrijfsprocessen samen te brengen binnen één krachtig ERP systeem.
Informatie SAP Business One
Ondernemers uit verschillende branches in het MKB automatiseren hun bedrijfsprocessen met SAP Business One.
Wilt u meer weten over deze state of the art bedrijfssoftware?